L’indemnité kilométrique offre aux employés l’opportunité de profiter d’une baisse d’impôt sur le revenu et de recevoir une compensation de la part de leur employeur pour certains déplacements. Il est cependant essentiel de saisir le fonctionnement de ce dispositif ! Que vos trajets soient effectués en automobile, par le rail ou encore à l’aide d’un vélo, cet article démystifie pour vous tout ce qu’il est nécessaire de connaître à propos du barème des frais kilométriques. Il s’avère que diverses méthodes sont disponibles pour soustraire vos dépenses kilométriques de vos impôts.
Indemnité kilométrique : de quoi s’agit-il ?
Les contribuables bénéficient de divers avantages fiscaux dont le remboursement kilométrique. L’indemnité kilométrique pour l’utilisation d’une voiture ou d’un deux-roues permet aux salariés de soustraire leurs dépenses de déplacement de leurs revenus imposables. Bien qu’un abattement de 10 % soit systématiquement appliqué lors de la déclaration des revenus, les contribuables peuvent choisir de calculer cette déduction eux-mêmes grâce à une grille spécifique. Cette alternative devient particulièrement intéressante lorsque la distance entre le domicile et le lieu de travail excède une certaine limite, fixée à 40 kilomètres par trajet.
Cette grille, ajustée annuellement par l’autorité fiscale, prend en compte les kilomètres effectués pour motifs professionnels ainsi que la puissance fiscale du véhicule. Elle est applicable aux voitures, motos, scooters, vélos et même aux pratiques de covoiturage depuis 2016.
La possibilité de déduire ses frais kilométriques n’est pas réservée uniquement aux salariés. Elle concerne également les cadres, stagiaires et personnes en recherche d’emploi.
Certaines situations permettent de recevoir une indemnité kilométrique de la part de la CPAM pour des frais de transport médicalement justifiés. Il est possible d’obtenir un remboursement de la part de la CPAM sous trois conditions :
- la nécessité de subir des soins ou examens spécifiques à votre situation médicale ;
- la réalisation d’examens ou la réception de soins nécessitant des déplacements longs ou réguliers ;
- l’accompagnement d’une personne requérant une assistance médicale.
Frais kilométrique : quel calcul ?
Pour vos déclarations d’impôt, il est important d’intégrer vos frais kilométriques suivant le barème officiel de l’année actuelle, sous la section « Traitements, salaires, pensions et rentes ». La procédure pour calculer ces frais nécessite de connaître la puissance administrative de votre véhicule ainsi que le nombre de kilomètres parcourus pendant l’année pour des déplacements professionnels.
Optimiser votre déclaration d’impôt en déduisant les frais kilométriques peut vous permettre de réaliser des économies significatives ! Cela pose également la question de l’adéquation de votre assurance auto avec vos besoins réels. Assurez-vous d’avoir un contrat qui correspond exactement à vos attentes, pour ne pas payer plus qu’il ne le faut.
Quel est le barème des frais kilométriques ?
Cet outil est conçu pour vous aider à déterminer le barème kilométrique, utile lors de votre prochaine déclaration de revenus. Le système de calcul des indemnités kilométriques est mis à jour chaque année par l’État pour promouvoir des alternatives de transport plus écologiques, comme le vélo et le covoiturage, ainsi que la transition écologique en général. En 2019, le Gouvernement a encouragé l’utilisation de véhicules moins polluants (comme ceux de 3 et 4 chevaux-vapeur) avec la prime à la conversion.
Pour comprendre le calcul des frais kilométriques, il est important de commencer par identifier la catégorie kilométrique puis la puissance fiscale de votre véhicule, indiquée sur le côté droit de votre carte grise.
| Puissance fiscale | Moins de 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Plus de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | 0,529 x d | (0,316 x d) + 1 061 | 0,369 x d |
| 4 CV | 0,606 x d | (0,340 x d) + 1 330 | 0,408 x d |
| 5 CV | 0,636 x d | (0,356 x d) + 1 391 | 0,427 x d |
| 6 CV | 0,665 x d | (0,374 x d) + 1 457 | 0,448 x d |
| 7 CV et plus | 0,697 x d | (0,394 x d) + 1 512 | 0,470 x d |
Pour les véhicules électriques, l’indemnité de déplacement calculée bénéficie d’une majoration de 20 %.
Exemples
Un barème kilométrique est également disponible pour les deux-roues et les cyclomoteurs.
| Puissance fiscale | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Plus de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | 0,395 x d | (0,099 x d) + 890 | 0,247 x d |
| 3, 4 ou 5 CV | 0,468 x d | (0,082 x d) + 1 158 | 0,275 x d |
| Plus de 5 CV | 0,606 x d | (0,079 x d) + 1 583 | 0,343 x d |
Les cyclomoteurs, définis dans le code de la route comme des deux-roues ou trois-roues motorisés de cylindrée inférieure ou égale à 50 cm³, sont soumis à leur propre barème kilométrique.
| Puissance fiscale | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Plus de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 50cc ou moins | 0,315 x d | (0,079 x d) + 483 | 0,171 x d |
Comment calculer ses frais kilométriques ?
À l’approche de votre prochaine déclaration de revenus, le calcul de vos frais kilométriques pour les impôts se profile. Si la démarche vous semble complexe, soyez tranquille, car en réalité, elle est assez simple.
Pour débuter, il est essentiel de connaître la puissance fiscale de votre voiture, information localisable à droite sur votre carte grise (mentionnée en P6).
Calculez ensuite le nombre de kilomètres effectués durant l’année selon vos déplacements quotidiens entre votre habitation et votre lieu de travail. Notez toutefois que le calcul ne prend en compte que les trajets n’excédant pas 80 kilomètres par jour sauf exceptions telles que :
- des difficultés à trouver un travail à proximité de chez vous ;
- le caractère itinérant de votre profession (si par exemple, vous occupez un poste de fonctionnaire avec véhicule de service) ;
- la situation géographique du travail de votre conjoint est proche de votre domicile.
Après avoir déterminé la puissance fiscale et le kilométrage annuel parcouru, il convient de consulter le barème adéquat selon votre moyen de transport : automobile, véhicules légers tels que vélomoteurs ou cyclomoteurs (jusqu’à 50 cm³), ou même les scooters et motocyclettes (plus de 50 cm³).
Pour calculer l’indemnité kilométrique, la formule suivante est utilisée :
taux de frais kilométriques x distance parcourue
Il vous revient par la suite de reporter le montant de ces dépenses dans la section « Traitements, salaires, pensions et rentes », plus spécifiquement dans la case 1AK de votre déclaration fiscale. Ce montant sera ainsi soustrait par l’administration fiscale de votre revenu imposable.
Remboursement frais kilométrique par l’employeur : comment faire ?
En tant que salarié, il est possible que vous soyez éligible au remboursement de certaines dépenses engagées pour votre travail : déplacements, voyages, repas. La réglementation en vigueur exige que les employeurs couvrent 50 % des coûts liés aux transports en commun pour les trajets résidentiels professionnels des employés, pourvu qu’ils possèdent un abonnement mensuel ou annuel. Cette obligation s’étend aux déplacements en vélo (à hauteur de 0,25 €/km), mais reste optionnelle pour les trajets en voiture.
Les déplacements en voiture entre le domicile et le lieu de travail ne bénéficient pas systématiquement d’une prise en charge par l’employeur, sauf si un accord collectif le précise, en l’absence d’option de transport public adapté aux horaires de travail ou si le trajet à pied est jugé excessif.
Pourtant, lorsque votre voiture personnelle est employée pour des missions professionnelles, vous avez la possibilité de demander le remboursement des dépenses kilométriques engagées. Pour être éligible, plusieurs critères doivent être remplis :
- les trajets doivent être effectués à partir du lieu de travail, les allers-retours domicile-travail étant généralement exclus (avec quelques exceptions) ;
- il doit s’agir de votre propre véhicule (les véhicules de service ne sont pas concernés) ;
- chaque déplacement professionnel doit être précisément documenté : date, destination, distance parcourue, identité des clients visités et puissance fiscale du véhicule.
Comment sont calculés les frais kilométriques remboursés par l’employeur ? Le remboursement se base sur le barème fiscal déterminé chaque année. Il est conseillé de conserver un suivi détaillé de vos déplacements ainsi que tous les justificatifs nécessaires pour le calcul de votre indemnité kilométrique. Pour les auto-entrepreneurs, ces frais doivent être inclus directement dans la facturation client.
Dans le cas où vous êtes engagé dans un processus de réinsertion professionnelle, il est possible de recevoir une indemnité de déplacement de la part de l’organisme responsable, sous certaines conditions. Cette aide est disponible pour la participation à des entretiens, concours ou formations menant à un contrat de travail de trois mois minimum, et pour les déplacements excédant 60 km ou 2 heures depuis votre lieu de résidence, avec une indemnité fixée à 0,20 € par kilomètre.
Opter pour la déduction forfaitaire automatique de 10 % exempte le remboursement des frais kilométriques de l’imposition sur le revenu. Cependant, si vous préférez déclarer vos frais réels, vous devez inclure l’ensemble des dépenses remboursées, y compris les frais kilométriques, dans votre déclaration fiscale.
Lorsque vous employez un service de garde à domicile pour votre enfant, vous pouvez être amené à verser une indemnité kilométrique si la personne utilisant son véhicule pour les besoins de garde. Le calcul de ces frais se fait généralement en multipliant le nombre de kilomètres effectués par l’employé de garde par le barème applicable aux fonctionnaires.
Comment déduire les frais kilométriques des impôts ?
La question revient chaque année pour beaucoup : doit-on opter pour la déduction forfaitaire ou la déclaration des frais réels dans notre déclaration de revenus ? Les contribuables ont la possibilité de minorer leurs frais de déplacement en choisissant entre :
- une déduction forfaitaire de 10%, directement appliquée sur le revenu annuel net imposable, qui est sélectionnée automatiquement si aucune autre option n’est retenue ;
- la déclaration de frais réels, soit l’inscription des frais kilométriques effectivement engagés.
Dans les deux situations, l’objectif est de réduire le revenu imposable, ce qui aura pour effet de baisser le taux d’imposition pour le prélèvement à la source. Pour ceux qui se servent fréquemment de leur véhicule pour se rendre au travail, la déduction forfaitaire de 10 % peut ne pas être la meilleure solution. Il est alors judicieux de préférer la déclaration des frais kilométriques.
Pour calculer cette déduction, vous aurez besoin de connaître la puissance fiscale de votre véhicule (visible sur votre carte grise) ainsi que le total de kilomètres parcourus dans l’année pour vos trajets domicile-travail (avec un plafond de 80 km par jour). Avec ces données, vous pourrez calculer votre indemnité en utilisant le barème kilométrique officiel, régulièrement mis à jour par les services fiscaux, et qui varie si vous utilisez une voiture, un vélo ou une moto.
Si vous hésitez sur la manière de déclarer ces frais kilométriques, rassurez-vous ! L’indemnité kilométrique doit être renseignée dans la case 1AK de la section « Traitements, salaires, pensions et rentes » de votre déclaration de revenus.
D’autres types de frais peuvent aussi être déduits sur le principe de leur montant réel : frais de repas, coûts de formation, dépenses en documentation, acquisition de matériel, frais de location de bureaux, cotisations syndicales… Il est essentiel de conserver toutes vos factures et justificatifs.
Et pour le remboursement des frais kilométriques pour un bénévole d’association ? Le bénévole engagé dans une association qui supporte des frais peut, sous conditions, se voir octroyer une réduction d’impôt. Celle-ci varie de 0,125 € à 0,321 € par kilomètre, selon le type de véhicule utilisé.
